BAB 1 PENGENDALIAN
INTERNDAN
AKUNTANSI UNTUK KAS
Kas
dapat diubah menjadi aktiva dan digunakan untuk membeli barang atau jasa, serta
memenuhi kewajiban dengan lebih mudah bila dibandingkan dengan aktiva lainnya.
Oleh karena itu kas disebut juga juga aktiva liquid (cair).Oleh karena sifat
nya yang sangat liquid,kas sering menjadi sasaran kecurangan atau pencurian .
Itulah sebabnya dalam akuntansi untuk kas, prosedur-prosedur untuk
melindunginya dari pencurian dan penyalahgunaan sangat penting artinya.
Prosedur-prosedur pengendalian intern yang akan diterangkan dalam baab ini
sebenarnya dapat diterapkan pada semua aktiva lain yang dimiliki perusahaan,
namun penerapannya atas kas dipandang sangat penting.
PENGENDALIAN ITERN
Dalam
perusahaan kecil,pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua
operasi perusahaan melalui pengawasan langsung dan terlibat langsung dalam
operasi perusahaannya.sebagai contoh, pemilik biasanya menangani sendiri
pembelian semua aktiva dan jasa yang digunakan dalam perusahaan.Akan tetapi
jika perusahaan telah berkembang menjadi perusahaan besar, maka kontak-kontak
langsung seperti dilukiskan diatas menjadi sulit untuk dilakukan. Untuk
mengatasi hal itu, dalam menjalankan perusahaan,manajer harus mendelegasikan sebagian
wewenangnya dan mengendalikan pada prosedur-prosedur pengendalian intern.
System
pengendalian intern dirancang untuk mendorong terciptanya efisiensi operasi;
melindungi aktiva perusahaan dan pemborosan,kecurangan, dan pencurian; serta
menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya.
Prinsip-prinsip
pengendalian intern yang pokok dapat diterapkan pada semua perusahaan.Tujuh
buah prinsip pengendalian intern yang pokok meliputi :
1. Penetapan tanggung jawab secara
jelas.
2. Penyelanggaraan pencatatan yang
memadai.
3. Pengasuransian kekayaan dan karyawan
perusahaan.
4. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan
aktiva.
5. Pemisahaan tanggung jawab atas
transaksi yang berkaitan.
6. Pemakaian peralatan mekanis (bila
memungkinkan).
7. Pelaksanaan pemeriksaan secara
independen.
v Penetapan Tanggung Jawab Secara Jelas
untuk menciptakan pengendalian intern
yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap
orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya.sebagai
contoh,bila dua orang petugas bagian penjualan menggunakan satu buah peti
penyimpanan uang yang sama dan terjadi kekurangan kas, maka akan sulit mencari
petugas mana yang telah melakukan kesalahan.Dan saling menyalahkan dan saling
melemparkan tanggung jawab. Untuk mengatasi hal semacam itu, manajemen dapat
menyediakan peti penyimpanan uang yang khusus untuk setiap petugas, atau salah
satu petugas diberi tanggung jawab untuk menangani pemberian uang kembali.
v Penyelenggaraan pencatatan yang memadai
Catatan menjadi sumber informasi yang dapat digunakan
manajemen untuk memonitor operasi perusahaan. Sebagai contoh, apabila perusahaan tidak memiliki
catatan yang terinci mengenai peralatan pabrik dan alat-alat lainnya,maka
kehilangan salah satudiantaranya dapat terjadi tanpa diketahui,atau kalaupun
diketahui akan sulit untuk melacaknya.
Untuk
menciptakan pengendalian intern yang baik, perusahaan harus merancang
formulir-formulir (business papers) secara cermat sesuai dengan kebutuhan, dan
menggunakannya dengan benar.
v Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan
Kekayaan
karyawan harus diasuransikan dengan jumlah yang memadi. Salah satu cara
mempertanggung jawabkan karyawan ialah dengan membeli polis asuransi atas
kerugian akibat pencurian oleh karyawan.
v Pemisahan pencatatan dan penyimpanan Aktiva
Prinsip pokok pengendalian intern
masyarakat bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggung jawab atas aktiva
tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang
bersangkutan.
v
Pemisahan tanggung jawab atas
transaksi yang berkaitan
Pertanggung jawaban atas
transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan harus
ditetapkan pada orang-orang atau bagian –bagian perusahaan, sehingga pekerjaan
yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa (dicheck) oleh orang lain.
v
Penggunaan peralatan mekanis
Apabila keadaan memungkinkan,
sebaiknya perusahaan menggunakan peralatan-peralatan mekanis, seperti kas
register, check protector,mesin pencatat waktu, dan peralatan mekanis lainnya.
v
Pelaksanaan pemeriksaan secara
independen
Apabila suatu system
pengendalian intern telah dirancang dengan baik, penyimpanan tetap mungkin
terjadi sepanjang waktu. Apabila terjadi penggantian karyawan atau karyawan
mengalami kelelahan, maka prosedur yang telah ditetapkan mungkin diabaikan atau dilangkahi.
Pekerjaan pertama yang
dilakukan oleh akuntan publik , sebelum ia melakukan pemeriksaan, ialah
melakukan evaluasi apakah system pengendalian intern yang di terapkan
perusahaan telah berjalan secara efektif.
PENGENDALIAN
INTERN TERHADAP KAS
1. Penerimaan Kas dan Penjualan Tunai
2. Pelaksanaan Pemeriksaan secara independen
SISTEM VOUCHER DAN
PENGAWASAN
System
voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran
kas.
Apabila
perusahaan menggunakan system voucher, maka pengawasan terhadap pengeluaran kas
dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar.
Dibawah ini merupakam pengawasan terhadap
pengeluaran kas yang timbul dari pembelian barang dagangan:
ü Permintaan Pembelian
ü Pesanan Pembelian
ü Faktur
ü Laporan Penerimaan Barang
ü Pengesahan Faktur
ü Voucher
ü System Voucher dan Biaya
REKENING GIRO BANK SEBAGAI ALAT PENGAWASAN
Penyimpanan kas dalam rekening
giro bank adalah merupakanbagian dari pelaksanaan pengendalian intern, karena
bank biasanya menerapkan praktik-praktik tertentu yang dapat mengamankan kas.
Pada kebanyakan perusahaan, kas adalah merupakan aktiva yang paling penting,kas
juga sering menjadi sasaran pencurian.
Untuk dapat memahami jalan nya
pengawasan melalui rekening giro bank, marilah kita tinjau lebih dahulu
dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengawasan tersebut yang berupa :
Ø Kartu Tanda tangan
Bank mensyaratkan bahwa setiap orang
yang diberi kewenangan menandatangani cek atau disebut pemegang giro, untuk mencantumkan tanda
tangannya pada kartu tandatangan.
Ø Bukti Setoran
Bank biasanya telah menyediakan
formulir yang digunakan pada saat seseorang akan menyetor kerekening giro
tertentu,yang disebut formulir atau bukti setoran. Bukti ini biasanya dibuat 2
rangkap, lembar pertama ditahan oleh bank, dan lembar kedua diberikan kepada
penyetor.
Ø Cek
Untuk mengambil uang dari suatu
rekening giro, pemegang giro harus menarik cek,yaitu perintah kepada bank untuk
membayar kepada orang atau perusahaan, sejumlah uang sebagaimana tertulis pada
cek tersebut.
Ø Laporan Bank
Pada akhir bulan bank biasanya
mengirimkan laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut
berisi saldo awal dan saldo akhir bulan,serta daftar transaksi yang terjadi
selama bulan yang bersangkutan.
Ø Rekonsiliasi Bank
Apabila perusahaan membuka rekening
giro di bank maka perusahaan akan mempunyai dua catatan mengenai kas yang
dimilikinya, yaitu : rekening kas yang terdapat dalam pembukuan perusahaan dan
laporan bank yang diterima perusahaan secara periodic dari bank. Saldo kas yang
ditunjukan dalam rekening kas biasanya jarang sama jumlahnya dengan saldo yang
terdapat dalam laporan bank.
Pembukuan perusahaan dan
laporan bank seringkali menunjukan jumlah saldo yang berbeda, tetapi keduanya
mungkin sama-sama benar, kadang perbedaan ini terjadi hanya karena perbedaan
waktu pencatatan.
Beberapa penyebab perbedaan
antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank :
1. Bank belum mencatat transaksi
tertentu:
a)
Setoran
dalam perjalanan, perusahaan telah mencatat setoran ke bank, tetapi bank belum
mencatatnya.
b)
Cek
dalam perjalanan, cek yang ditarik dan telah dibukukan oleh perusahaan, tetapi
bank belum mecatatnya.
2. Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu:
a)
Penerimaan
kas melalui bank,
b)
Biaya
administrasi bank,
c)
Pendapatan
bunga atau jasa giro,
d)
Cek
kosong dari konsumen atau debetur,
e)
Cek
dikembalikan kepada penyetor karena alas an lain ( bukan cek kosong ).
3. Bank ata perusahaan telah melakukan
kesalahan pencatatan.
TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN REKONSILIASI BANK
ü Mulailah dengan saldo yang tercantum
dalam laporan bank dan saldo yang tercantum dalam rekening kas perusahaan .
ü Tambahkan atau kurangkan saldo per
bank,hal-hal yang tercantum dalam pembukuan perusahaan tetapi tidak tercantum
dalam laporanbank.
ü Tambahkan atau kurangkan pada saldo
perbuku, hal-hal yang tercantum dalam laporan bank tetapi tidak tercatat dalam
pembukuan perusahaan.
ü Hitunglah saldo per bank yang telah
disesuaikan dan saldo perbuku yang telah disesuaikan, kedua saldo tersebut
harus sama.
ü Buatlah jurnal.
ü Perbaiki semua kesalahan yang
terdapat dalam pembukuan perusahaan, dan sampaikan pemberitahuan ke bank jika
bank telah melakukan kesalahan.
DANA KAS KECIL
Untuk membentuk suatu kas
kecil, perusahaan harus menaksir jumlah kas yang diperlukan untuk suatu jangka
waktu tertentu. Dana kas kecil dikelola oleh seorang petugas yang disebut
pemegang kas kecil dan bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian kas
kecil. Setiap pemakaian kas kecil akan mengurangi jumlah uang dan menambah
jumlah bukti pengeluaran kas dalam peti uang.
PROSEDUR
PENGENDALIAN INTERN LAINNYA
Prosedur pengendalian intern
diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan seperti pembelian, penjualan,
penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pengawasan terhadap aktiva tetap.
Keuntungan
pemakaian metoda Neto
Apabila perusahaan menggunakan
metoda bruto, maka dalam laporan rugi-laba, potongan tunai pembembelian akan
dikurangkan dari saldo rekening pembelian , sehingga dapat ditunjukan harga
pokok barang yang dibeli. Akan tetapi pada metoda bruto jika perusahaan tidak
memanfaatkan kesempatan untuk mendapat potongan, kerugian akibat tidak diperolehnya potongan tidak dibukukan
dan juga tidak Nampak dalm laporan laba-rugi.
Sebaliknya jika perusahaan
menggunakan metoda neto, jumlah potongan tunai yang diterima tidak Nampak dalam
laporan laba rugi. Dan dapat disimpulkan bahwa pemakaian metoda neto dapat
memberikan informasi yang lebih bermanfaat bagi manajemen, karena dengan metoda
ini dapat ditunjukkan kerugian perusahaan yang diakibatkan oleh kelalaian atau
ketidakefisienan.