PA II

BAB 1 PENGENDALIAN INTERNDAN

AKUNTANSI UNTUK KAS

     Kas dapat diubah menjadi aktiva dan digunakan untuk membeli barang atau jasa, serta memenuhi kewajiban dengan lebih mudah bila dibandingkan dengan aktiva lainnya. Oleh karena itu kas disebut juga juga aktiva liquid (cair).Oleh karena sifat nya yang sangat liquid,kas sering menjadi sasaran kecurangan atau pencurian . Itulah sebabnya dalam akuntansi untuk kas, prosedur-prosedur untuk melindunginya dari pencurian dan penyalahgunaan sangat penting artinya. Prosedur-prosedur pengendalian intern yang akan diterangkan dalam baab ini sebenarnya dapat diterapkan pada semua aktiva lain yang dimiliki perusahaan, namun penerapannya atas kas dipandang sangat penting.

     PENGENDALIAN ITERN

     Dalam perusahaan kecil,pemilik perusahaan dapat melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan melalui pengawasan langsung dan terlibat langsung dalam operasi perusahaannya.sebagai contoh, pemilik biasanya menangani sendiri pembelian semua aktiva dan jasa yang digunakan dalam perusahaan.Akan tetapi jika perusahaan telah berkembang menjadi perusahaan besar, maka kontak-kontak langsung seperti dilukiskan diatas menjadi sulit untuk dilakukan. Untuk mengatasi hal itu, dalam menjalankan perusahaan,manajer harus mendelegasikan sebagian wewenangnya dan mengendalikan pada prosedur-prosedur pengendalian intern.

     System pengendalian intern dirancang untuk mendorong terciptanya efisiensi operasi; melindungi aktiva perusahaan dan pemborosan,kecurangan, dan pencurian; serta menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya.

     Prinsip-prinsip pengendalian intern yang pokok dapat diterapkan pada semua perusahaan.Tujuh buah prinsip pengendalian intern yang pokok meliputi :

1.      Penetapan tanggung jawab secara jelas.

2.      Penyelanggaraan pencatatan yang memadai.

3.      Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan.

4.      Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva.

5.      Pemisahaan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan.

6.      Pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan).

7.      Pelaksanaan pemeriksaan secara independen.

v  Penetapan Tanggung Jawab Secara Jelas

     untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya.sebagai contoh,bila dua orang petugas bagian penjualan menggunakan satu buah peti penyimpanan uang yang sama dan terjadi kekurangan kas, maka akan sulit mencari petugas mana yang telah melakukan kesalahan.Dan saling menyalahkan dan saling melemparkan tanggung jawab. Untuk mengatasi hal semacam itu, manajemen dapat menyediakan peti penyimpanan uang yang khusus untuk setiap petugas, atau salah satu petugas diberi tanggung jawab untuk menangani pemberian uang kembali.

v  Penyelenggaraan pencatatan yang memadai

     Catatan  menjadi sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor operasi perusahaan. Sebagai  contoh, apabila perusahaan tidak memiliki catatan yang terinci mengenai peralatan pabrik dan alat-alat lainnya,maka kehilangan salah satudiantaranya dapat terjadi tanpa diketahui,atau kalaupun diketahui akan sulit untuk melacaknya.

     Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, perusahaan harus merancang formulir-formulir (business papers) secara cermat sesuai dengan kebutuhan, dan menggunakannya dengan benar.

v  Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan

     Kekayaan karyawan harus diasuransikan dengan jumlah yang memadi. Salah satu cara mempertanggung jawabkan karyawan ialah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan.

v  Pemisahan pencatatan dan penyimpanan Aktiva

     Prinsip pokok pengendalian intern masyarakat bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggung jawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan.

v  Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan

     Pertanggung jawaban atas transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian –bagian perusahaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa (dicheck) oleh orang lain.

v  Penggunaan peralatan mekanis

     Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya perusahaan menggunakan peralatan-peralatan mekanis, seperti kas register, check protector,mesin pencatat waktu, dan peralatan mekanis lainnya.

v  Pelaksanaan pemeriksaan secara independen

     Apabila suatu system pengendalian intern telah dirancang dengan baik, penyimpanan tetap mungkin terjadi sepanjang waktu. Apabila terjadi penggantian karyawan atau karyawan mengalami kelelahan, maka prosedur yang telah ditetapkan mungkin diabaikan     atau dilangkahi.

     Pekerjaan pertama yang dilakukan oleh akuntan publik , sebelum ia melakukan pemeriksaan, ialah melakukan evaluasi apakah system pengendalian intern yang di terapkan perusahaan telah berjalan secara efektif.

     PENGENDALIAN INTERN TERHADAP KAS

1.      Penerimaan Kas dan Penjualan Tunai

2.      Pelaksanaan Pemeriksaan secara independen

     SISTEM VOUCHER DAN PENGAWASAN

     System voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas.

     Apabila perusahaan menggunakan system voucher, maka pengawasan terhadap pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar.

Dibawah ini merupakam pengawasan terhadap pengeluaran kas yang timbul dari pembelian barang dagangan:

ü  Permintaan Pembelian

ü  Pesanan Pembelian

ü  Faktur

ü  Laporan Penerimaan Barang

ü  Pengesahan Faktur

ü  Voucher

ü  System Voucher dan Biaya

     REKENING GIRO BANK SEBAGAI ALAT PENGAWASAN

     Penyimpanan kas dalam rekening giro bank adalah merupakanbagian dari pelaksanaan pengendalian intern, karena bank biasanya menerapkan praktik-praktik tertentu yang dapat mengamankan kas. Pada kebanyakan perusahaan, kas adalah merupakan aktiva yang paling penting,kas juga sering menjadi sasaran pencurian.

     Untuk dapat memahami jalan nya pengawasan melalui rekening giro bank, marilah kita tinjau lebih dahulu dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengawasan tersebut  yang berupa :

Ø  Kartu Tanda tangan

     Bank mensyaratkan bahwa setiap orang yang diberi kewenangan menandatangani cek atau disebut  pemegang giro, untuk mencantumkan tanda tangannya pada kartu tandatangan.

Ø  Bukti Setoran

     Bank biasanya telah menyediakan formulir yang digunakan pada saat seseorang akan menyetor kerekening giro tertentu,yang disebut formulir atau bukti setoran. Bukti ini biasanya dibuat 2 rangkap, lembar pertama ditahan oleh bank, dan lembar kedua diberikan kepada penyetor.

Ø  Cek

     Untuk mengambil uang dari suatu rekening giro, pemegang giro harus menarik cek,yaitu perintah kepada bank untuk membayar kepada orang atau perusahaan, sejumlah uang sebagaimana tertulis pada cek tersebut.

Ø  Laporan Bank

     Pada akhir bulan bank biasanya mengirimkan laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan saldo akhir bulan,serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan.

Ø  Rekonsiliasi Bank

     Apabila perusahaan membuka rekening giro di bank maka perusahaan akan mempunyai dua catatan mengenai kas yang dimilikinya, yaitu : rekening kas yang terdapat dalam pembukuan perusahaan dan laporan bank yang diterima perusahaan secara periodic dari bank. Saldo kas yang ditunjukan dalam rekening kas biasanya jarang sama jumlahnya dengan saldo yang terdapat dalam laporan bank.

     Pembukuan perusahaan dan laporan bank seringkali menunjukan jumlah saldo yang berbeda, tetapi keduanya mungkin sama-sama benar, kadang perbedaan ini terjadi hanya karena perbedaan waktu pencatatan.

     Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank :

1.      Bank belum mencatat transaksi tertentu:

a)      Setoran dalam perjalanan, perusahaan telah mencatat setoran ke bank, tetapi bank belum mencatatnya.

b)      Cek dalam perjalanan, cek yang ditarik dan telah dibukukan oleh perusahaan, tetapi bank belum mecatatnya.

2.      Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu:

a)      Penerimaan kas melalui bank,

b)      Biaya administrasi bank,

c)      Pendapatan bunga atau jasa giro,

d)      Cek kosong dari konsumen atau debetur,

e)      Cek dikembalikan kepada penyetor karena alas an lain ( bukan cek kosong ).

3.      Bank ata perusahaan telah melakukan kesalahan pencatatan.

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN REKONSILIASI BANK

ü Mulailah dengan saldo yang tercantum dalam laporan bank dan saldo yang tercantum dalam rekening kas perusahaan .

ü Tambahkan atau kurangkan saldo per bank,hal-hal yang tercantum dalam pembukuan perusahaan tetapi tidak tercantum dalam laporanbank.

ü Tambahkan atau kurangkan pada saldo perbuku, hal-hal yang tercantum dalam laporan bank tetapi tidak tercatat dalam pembukuan perusahaan.

ü Hitunglah saldo per bank yang telah disesuaikan dan saldo perbuku yang telah disesuaikan, kedua saldo tersebut harus sama.

ü Buatlah jurnal.

ü Perbaiki semua kesalahan yang terdapat dalam pembukuan perusahaan, dan sampaikan pemberitahuan ke bank jika bank telah melakukan kesalahan.

DANA KAS KECIL

     Untuk membentuk suatu kas kecil, perusahaan harus menaksir jumlah kas yang diperlukan untuk suatu jangka waktu tertentu. Dana kas kecil dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegang kas kecil dan bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian kas kecil. Setiap pemakaian kas kecil akan mengurangi jumlah uang dan menambah jumlah bukti pengeluaran kas dalam peti uang.

     PROSEDUR PENGENDALIAN INTERN LAINNYA

     Prosedur pengendalian intern diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan seperti pembelian, penjualan, penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pengawasan terhadap aktiva tetap.

     Keuntungan pemakaian metoda Neto

     Apabila perusahaan menggunakan metoda bruto, maka dalam laporan rugi-laba, potongan tunai pembembelian akan dikurangkan dari saldo rekening pembelian , sehingga dapat ditunjukan harga pokok barang yang dibeli. Akan tetapi pada metoda bruto jika perusahaan tidak memanfaatkan kesempatan untuk mendapat potongan, kerugian akibat  tidak diperolehnya potongan tidak dibukukan dan juga tidak Nampak dalm laporan laba-rugi.

     Sebaliknya jika perusahaan menggunakan metoda neto, jumlah potongan tunai yang diterima tidak Nampak dalam laporan laba rugi. Dan dapat disimpulkan bahwa pemakaian metoda neto dapat memberikan informasi yang lebih bermanfaat bagi manajemen, karena dengan metoda ini dapat ditunjukkan kerugian perusahaan yang diakibatkan oleh kelalaian atau ketidakefisienan.